Is dat nou te veel gevraagd? Nee, dat lijkt ons niet. Gelukkig zijn er in de Hofstad vele verschillende opties voor prettige plekken om te vergaderen. Maar waar moeten die aan voldoen?
Het zijn natuurlijk de kwaliteitseisen die jij zelf stelt waarmee je die vraag beantwoordt. En een flinke portie realisme. Want zeg nou zelf, de Tweede Kamer valt wel direct af. Je zult een andere vergaderlocatie in Den Haag moeten vinden die minstens zo overzichtelijk is ingedeeld en daarom behoorlijk efficiënt is. Maar daar houdt het nog niet op. Er zijn nog veel meer zaken die jouw aandacht vereisen bij het uitzoeken van de ideale zaal. Welke dat zijn? Lees gauw verder en kom erachter!
Omgeving
Laten we nog niet direct naar binnen lopen maar even buiten blijven staan. Wat zie je? Wat voel je?
Sorry? Wat maakt dat uit vraag je?! Nou, een heleboel! Het is toch de bedoeling dat iedereen met een zo positief mogelijke instelling naar jullie vergadering komt? Volledig gericht op het behalen van resultaten? Nou, dan wil je dat zowel de zaal als wat zich daar vlak buiten bevindt plezierig is aan het oog. En dat zijn dan ook zeker zaken die je mee wilt nemen wanneer je naar de perfecte locatie op zoek gaat. De kleuren en patronen in en vlak buiten de ruimte moeten bemoedigend zijn maar niet te druk. En het liefste heb je natuurlijk licht van buitenaf. Wellicht kun je hier zelf nog wat wensen en eisen aan toevoegen. Nogmaals, wees streng! Het succes van je vergadering hangt er deels van af.
Ruimte
Ben je er zeker van dat alle deelnemers in de ruimte passen? En dan hebben we het niet over het aantal stoelen maar nemen we ook het mogelijke comfort in ogenschouw. Niemand wil opeengepakt zitten en een elleboog in zijn of haar neus krijgen zodra iemand in een binnenzak reikt om een pen te pakken. Het liefste ben je zelf in staat om de zaal in te delen, mocht de opstelling die je aantreft niet aan jouw eisen voldoen. Deel alle partijen precies zo in als jij wilt.
Bereikbaarheid
Leuk dat je een mooie plek gevonden hebt, maar kan iedereen er wel komen? Zorg tijdig voor een uitgebreide routebeschrijving, zeker voor mensen die van buiten de stad komen. Vermeld daarbij ook parkeerplekken, haltes en stations, zodat iedereen de locatie moeiteloos zal kunnen vinden.
Faciliteiten
Audiovisuele hulpmiddelen en andere apparatuur kunnen tijdens een presentatie in de vergadering heel goed van pas komen. Maar in plaats van dat allemaal zelf mee te sleuren, is het misschien al op locatie aanwezig. Doe dus navraag! Scheelt een hoop.
Catering
Honger en dorst slaan na een paar uur praten genadeloos toe. Zeker weten! Zorg dus voor catering, vanuit de locatie of buitenaf. Bekijk ook hier de mogelijkheden en ga voor de hoogste kwaliteit om iedereen te vriend te houden!
Veel succes met jullie vergadering.
Geef een reactie